6 tips om een chatbor persoonlijk te maken

Op welk hr of recruitmentevent je ook bent, de chatbot wordt altijd wel genoemd. Een chatfunctie kan hr adviseurs en recruiters ondersteunen bij solliciteren, onboarden en het beantwoorden van hr vragen. Maar ik denk dat de chatbot veel meer is dan dat. Volgens mij zou een chatbot zó persoonlijk moeten zijn, dat de chatbot een verlengde van je afdeling wordt. Dat het niet alleen vragen beantwoordt, maar ook een beleving creëert voor medewerkers. Zo is een chatfunctie niet alleen in het voordeel van hr of recruitment, maar ook van toegevoegde waarde voor kandidaten en medewerkers.

Hoe je zo'n chatbot dan persoonlijk maakt? Ik geef je 6 tips.

  1. Maak de chatbot uit naam van iemand uit de organisatie
Je hebt al gauw de neiging om een fictieve naam aan de chatbot te geven. Net als Siri en Alexa. Maar deze naam hebben helemaal niets met jouw organisatie te maken. Veel persoonlijker wordt het als de recruiter met de sollicitant chat. Of als de hr adviseur met foto en naam de vragen van medewerkers beantwoordt. Voor Tekst ging nog een stapje verder en liet kantoorhond Tom de sollicitaties via de chatbot in ontvangst nemen. Let er wel op dat de kandidaat of medewerker altijd weet dat het om een chatbot gaat. Al kan je als sollicitant natuurlijk verwachten dat een labrador niet echt over zulke goede typevaardigheden beschikt ;-)

2. Maak de chatbot in het Nederlands
Ook al is de taal die de chatbot spreekt Nederlands, vaak zie je dat de omgeving nog in het Engels is. Een stuk minder persoonlijk én niet uniform als je beide talen gebruikt. De chatbot wordt zo een stuk minder geloofwaardiger.

3. Vraag altijd iemands naamVraag in het begin van het gesprek meteen de naam van de kandidaat of medewerker die aan het chatten is. Zo kun je gedurende het gesprek af en toe de naam van de gesprekspartner laten vallen. Dit geeft letterlijk een persoonlijk tintje.

4. Zie het als een echt gesprek
In een echt gesprek heb je altijd een begroeting, een inleiding en een afscheid. Laat de chatbot dit ook doen. Dus begroet de chatpartner, leid het gesprek goed in en neem de moeite om iemand na die tijd te bedanken of nog even gedag te zeggen. Óók als iemand halverwege de chat verlaat door een negatief antwoord aan te klikken. Dit maakt de chatbot zo echt en zo persoonlijk mogelijk.

5. Zorg dat je het gesprek over kan nemen
Veel chatbots hebben de mogelijkheid om live het gesprek over te nemen. Zo kun je op elk gewenst moment met de kandidaat of medewerker in gesprek. En dat is handig, want het kan natuurlijk voorkomen dat het gesprek om nóg meer persoonlijke aandacht vraagt. Als sollicitanten bijvoorbeeld bij een bepaalde vraag zijn en al aardig ver zijn, dan geeft de chatbot een seintje. Als je de antwoorden dan ziet en ervan overtuigt bent dat je deze kandidaat op gesprek móet hebben, dan kan je het gesprek overnemen. En op die manier de kandidaat nóg warmer maken om zijn cv te uploaden.

6. Deel altijd jouw gegevens
De chatbot kan nog zo volledig zijn, toch is het belangrijk dat de kandidaat of medewerker altijd bij jou terecht kan met vragen en/of opmerkingen. Zo voorkom je dat de chatbot een soort muur wordt tussen jou en de gesprekspartner. En daar is de chatbot nou net níet voor bedoeld. Het scheelt je natuurlijk wel super veel tijd omdat je het grootste deel van de vragen al kunt laten beantwoorden. Maar uiteindelijk draait alles toch om de persoonlijke benadering vanuit de mensen zelf. Kan of wil je het gesprek dus niet overnemen? Zorg dan altijd dat je jouw gegevens deelt.


Dit blog is geschreven door Dennis Hagen. Volg je hem al?
Made on
Tilda